A importância da visão sistêmica para a introdução dos sistemas informatizados nas organizações

Por Carlos Campello (UFF)

Introdução

Nos dias atuais existe a necessidade de constantes modificações das estratégias organizacionais, adequando-as às rápidas transformações dos cenários, face ao ambiente cada vez mais inconstante e globalizado. Dentro dessa perspectiva, os sistemas de informação são importantíssimos, pois aquilo que é gerado por eles, ou seja, a informação, passa a ser um fundamental ativo para a gestão das organizações. Vale ressaltar que, quando se fala sobre sistemas de informação, não está se referindo apenas aos sistemas informatizados, mas sim, a todo e qualquer processo que gere informação para a tomada de decisão.

Para acompanhar a velocidade de tais mudanças, as organizações devem ser cada vez mais flexíveis, revisando permanentemente seus processos. No entanto, para que se tenha sucesso nessa revisão, é imprescindível a visão e o conhecimento da empresa como um todo, o que permite a identificação dos diversos sistemas e subsistemas da instituição, bem como a respectiva interdependência e inter-relação entre eles. Além disso, devem ser levados em consideração outros fatores, como a missão e cultura da organização.

O presente artigo aborda, inicialmente, a importância da informação para a tomada de decisão alertando, no entanto, para a utilização de diversas fontes, não só aquelas provenientes dos sistemas internos. Posteriormente, é mostrada a empresa como um sistema aberto e a necessidade da visão sistêmica no desenvolvimento dos sistemas de informação, especialmente os gerenciais e, a seguir, são demonstrados os cuidados necessários para a implementação, com sucesso, dos sistemas informatizados nas organizações.

A Informação

Tarapanoff (1995, p.14) cita Drucker que afirma: "a informação é a ferramenta do Administrador". Partindo desta afirmação, pode-se considerar que a necessidade da informação nas organizações é inquestionável. Pode-se assim dizer, sem medo de errar, que sem informação não existe Administração eficaz.

Mas, afinal, o que é informação? Diversas são as definições, com algumas, inclusive, mostrando a diferença entre dado e informação. Para Cautela e Polloni (1982) informação é a transformação do conhecimento. Stair (1998) já define dados como os fatos em sua forma primária e informação como os organizados de uma maneira significativa. Gil (1992), por sua vez, considera dado como matéria-prima e informação como produto final.

Resumindo, dados são os itens básicos de informação, antes de serem transformados, enquanto que informações são os resultados. Assim, os dados (entrada) são transformados (processamento) e geram resultados (saída). Os dados alimentam, dão entrada no sistema e as informações são produzidas, saem do sistema. Ressalta-se que a informação de determinado sistema pode servir de dado para outro.

Para que sejam utilizadas de forma eficaz pelo tomador de decisão e possam ser consideradas como um recurso estratégico, as informações devem ser geradas a partir das necessidades do usuário e serem comparativas, confiáveis, econômicas, com periodicidade certa e detalhamento adequado. Cassarro (1988, p. 38), afirma: "tanto mais dinâmica será uma empresa quanto melhores e mais adequadas forem as informações de que os gerentes dispõem para as suas tomadas de decisão".

Fica claro que o gestor necessita cada vez mais de informações. No entanto, vale alertar que, para ampliar a possibilidade de acerto, o tomador de decisão não pode se prender apenas àquelas geradas internamente, deve, também, observar os cenários externos, através da pesquisa de outras fontes, como jornais, revistas, internet. Porém, o administrador deve selecionar e analisar a qualidade da informação recebida, principalmente as oriundas do ambiente fora da organização. Os Sistemas de Informação para Tomada de Decisão Não se pode discorrer sobre o assunto sem que se destaque as diversas, porém convergentes, definições de autores a respeito do significado do termo sistema:

"Sistema é um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto de finalidades." (CHURCHMAN, 1972, p.50)

"Sistema é um conjunto de partes e componentes, logicamente estruturados, com a finalidade de atender a um dado objetivo." (CASSARRO, 1988, p. 27).

"Uma rede de componentes interdependentes que trabalham em conjunto para tentar realizar um objetivo." (DEMING, 1997, p.41)

Vale acrescentar aos conceitos acima, que os sistemas sofrem permanente influência do ambiente externo conforme cita Tarapanoff (1995, p.14): "(…) têm características de grande interação com seu meio ambiente, que inclui o ambiente geral, de tarefa e institucional."

Tal fato ocorre em virtude que as organizações são consideradas um sistema aberto, sendo afetadas pela mudança das condições do meio ambiente como: o clima, a cultura, a tecnologia, a política, a legislação e a economia. Por isto, para sobreviverem, necessitam das seguintes características básicas:

. interagir permanentemente com o ambiente externo.

. reformular suas ações para atendimento ao novo ordenamento do meio ambiente.

. alterar procedimentos internos, adequando-os à nova realidade.

. produzir bens e serviços para o meio ambiente.

. viver em constante mutação, revendo a estrutura organizacional, reformulando a política de recursos humanos e investindo em tecnologia.

A partir das citações anteriores, pode-se definir sistemas de informação como um conjunto de partes coordenadas para atingir-se a determinado objetivo, com elevado grau de inter-relacionamento e interdependência, necessitando de constante adequação às mudanças, sejam elas provenientes das ações internas ou oriundas do ambiente externo, contendo três fases básicas entrada (dado) processamento e saída (informação). A seguir (figura 1) são demonstradas as etapas de um sistema e a relação com o meio ambiente:

Figura 1

internamente, as organizações são divididas em sistemas. Além desta divisão, os sistemas podem ser divididos em partes menores denominadas subsistemas e, estes, em rotinas, sub-rotinas e aí por diante (figura 2) buscando atingir determinado objetivo. A questão é abordada por Cautela e Polloni (1982) quando afirmam que qualquer sistema pode ser encarado como subsistema de um sistema maior, sendo isto denominado hierarquia de sistemas.

Figura 2

Ressalta-se que toda esta divisão mantém a interdependência e inter-relação, sofre a influência do ambiente externo e possui as fases de entrada, processamento e saída. Nakagawa (1993, p.23) afirma: "devido ao fato de que os subsistemas, em graus variáveis, são interdependentes, as modificações ocorridas em um subsistema, provavelmente, afetam o comportamento dos outros subsistemas."

A visão da empresa como um todo e a identificação de seus sistemas com respectivos desdobramentos, auxilia na implementação dos sistemas de informação, sejam eles informatizados ou não, pois permite a observação das interações, o estabelecimento de prioridades e otimiza a distribuição das equipes de desenvolvimento.

Autores destacam a importância dos sistemas de informação para a tomada de decisão. Luporini e Pinto (1985, p.46) afirmam: "(…) sistema é um processo ou um esquema de trabalho estruturado para orientar a tomada de decisão empresarial, em vista de propósitos preestabelecidos e, sempre, da melhor maneira possível." Por sua vez, Araújo (2001, p.154) cita: "O objetivo dos sistemas de informação é apresentar os fluxos de informação e estabelecer vinculações com o processo decisório na organização."

Mas é preciso ter muito cuidado na definição dos sistemas de informações gerenciais, face ao risco de produzir-se informações inadequadas, além de enviá-las a pessoas que não as necessitam. Por isso, é fundamental a identificação do grau de agregação informacional necessário aos diversos níveis organizacionais (estratégico, tático e operacional).

O processo decisório de nível estratégico tem por fim a fixação dos objetivos globais da organização, a partir do estabelecimento da missão, visão, pontos fracos e fortes, enfim, trata-se de uma abordagem mais ampla e de longo prazo. Por sua vez, o de nível tático possui dois fatores preponderantes: o caráter mais normativo e metas quantificadas de médio prazo. A partir dos processos decisórios acima, são estabelecidas as ações operacionais e determinados os níveis de agregação das informações.

Cassarro e Bio tecem considerações a respeito das informações operativas e gerenciais. Cassarro (1988, p.44) afirma que: "as informações operativas praticamente independem das pessoas, enquanto as gerenciais são muito influenciadas pelas pessoas que ocupam posições gerencias." Bio (p.120) cita: "uma informação operacional gerada por um sistema qualquer tem por finalidade simplesmente permitir que determinadas operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa". Sobre as de nível gerencial, afirma o autor: "as informações de natureza gerencial destinam-se a ´alimentar` processos de tomada de decisão".

A informação gerencial deve ser uma ferramenta que permita o controle do planejamento estabelecido, a medição e avaliação dos resultados alcançados, propiciando a adoção rápida dos ajustes necessários à melhoria das ações da organização.

Sobre o Sistema de Informação Gerencial Tarapanoff (1995, p.17) cita:

"O Sistema de Informação Gerencial auxilia os administradores a consolidar o tripé básico de sustentação organizacional: qualidade, produtividade e participação. Pode ser definido como o processo de transformação de dados em informação que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporciona a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados (OLIVEIRA, 1993, p.44-45)."

Embora não exista a obrigatoriedade da utilização dos recursos da computação para a implementação dos sistemas de informação, é inegável que o avanço da informática vem auxiliando as organizações nesse sentido, agilizando o fluxo da informação dentro das empresas e facilitando ao tomador de decisão.

No entanto, a pura e simples utilização da tecnologia da informação não garante o sucesso dos sistemas, inclusive, o desconhecimento e a falta de entendimento sobre a visão sistêmica, fizeram com que diversos projetos de informatização fossem implementados de forma segmentada, ocasionando o fracionamento das informações dificultando a ação gerencial do tomador de decisão.

A introdução da tecnologia nas organizações implica, ainda, em modificações importantes nas instituições, interferindo, por conseguinte, no relacionamento das pessoas entre si, nas técnicas e métodos de trabalho, na cultura, na relação de poder e no domínio da informação. A questão é abordada por Bio (1985, p.23): "é possível interpretar qualquer processo de mudança quanto ao seu impacto no todo, por exemplo, a introdução de um computador na empresa não é vista simplesmente como uma questão de instalação física ou de programação. Ao contrário, existem reflexos no sistema organizacional." e por Cury (2000, p.119): "(…) as organizações criam e desenvolvem seu próprio caráter, sua própria cultura ou clima, com suas normas, seus tabus, costumes e crenças."

Durante a década de 90 acontece a expansão dos Sistemas de Informações Gerenciais e a entrada no mercado dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial – chamados de ERP, sigla que representa Enterprise Resource Planning – que são, normalmente, pacotes de software que buscam integrar, através de uma cadeia, todas as informações da organização, sejam elas contábeis, financeiras, logísticas, recursos humanos, clientes, dentre outras.

Sobre o sucesso na introdução dos sistemas ERP, as opiniões são divergentes, com casos de sucesso e outros nem tanto, com empresas, inclusive, implementando apenas módulos e outras abandonando completamente o projeto, principalmente em função dos custos e do impacto das mudanças na cultura da organização. Giurlani. relata, em artigo, a experiência de Carlos Alberto Barros da Costa, gerente de Tecnologia da Informação da Peixoto :

"(…) a maior dificuldade refere-se à mudança de cultura que o ERP está imprimindo na empresa. Muitos usuários têm se queixado de perda de produtividade no trabalho. ´Eles estavam habituados com o antigo sistema e agora precisam navegar muito mais para obter as mesmas informações`, explica o gerente. Na sua avaliação, o ERP trará muitos benefícios para a empresa, mas nem sempre os funcionários têm essa percepção porque o redesenho dos processos causa muitos impactos na forma de trabalhar."

Fica evidente que a principal causa do fracasso na utilização da informática nas organizações está na priorização do investimento em recursos tecnológicos, em detrimento do estudo dos processos, do conhecimento social, cultural e político da organização e do atendimento ao desejo do cliente, seja ele interno ou externo.

Conclusão

Concluindo o presente artigo, são apresentados pontos importantes a serem observados na introdução de sistemas informatizados nas organizações, principalmente aqueles que têm como principal objetivo, o de fornecer informações ao tomador de decisões.

Inicialmente, vale ressaltar que, embora não seja a única forma, é inegável a importância da utilização dos recursos computacionais na agilização do fluxo de informação mas, no entanto, a pura e simples introdução de software e equipamentos não garante a eficácia se forem aplicados em processos ultrapassados, gerando a informatização do caos. Por isso, as organizações não devem privilegiar a informática em seu projeto de modernização, mas colocá-la no mesmo nível das demais técnicas organizacionais, além disso, a tecnologia somente deve ser utilizada após a exaustiva reformulação dos processos de trabalho.

Outro aspecto importante é que os projetos de informatização devem visualizar o contexto sistêmico da organização, com a identificação dos diversos sistemas, subsistemas e demais desdobramentos. Tal identificação pode ser feita a partir do conhecimento da estrutura e das atribuições das áreas da empresa. Com isto, passa-se a ter a visão da empresa como um todo.

Para quem? como? por que? quando? e onde? são indagações básicas na definição das informações de um sistema. Além disso, devem ser observadas as interdependências e inter-relações entre elas, buscando, sempre, agrega-las de forma a atender aos níveis estratégico, tático e operacional da organização.

Necessário, também, é ter em mente que as organizações são um sistema aberto, sendo afetadas pela mudança das condições do meio ambiente como: o clima, a cultura, a tecnologia, a política, a legislação e a economia. Por isso, os sistemas devem ser flexíveis, adequando-se permanentemente às alterações decorrentes das mudanças do ambiente externo.

Finalizando, para que tenham possibilidade de sucesso, os projetos de informatização não devem deixar de considerar os aspectos social, cultural e político da organização, além do atendimento ao desejo do cliente, seja ele interno ou externo.

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